EMA für Microsoft 365: So lässt sich ein digitales Postfach rechtskonform archivieren

Die E-Mail ist im betrieblichen Kontext nicht mehr wegzudenken und ganz klar das Kommunikationsmittel Nr. 1. Häufig enthalten die digitalen Schreiben dementsprechend auch wichtige Daten. Damit diese nicht verloren gehen, müssen Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, ihren Mailverkehr aus Outlook oft aufwendig und arbeitsintensiv archivieren. Datenmanagement- und Archivierungslösungen wie EMA von ARTEC IT Solutions können sich dabei als echte Gamechanger erweisen.

In einer immer digitaler werdenden Arbeitsumgebung zählen E-Mails neben weiteren Unternehmensdaten zu den wertvollsten Ressourcen von Unternehmen. Oft sind sie ein schriftlicher Beleg für Absprachen und sogar steuerrechtlich relevant. In Deutschland verpflichten daher gesetzliche Anforderungen wie beispielsweise das Handelsgesetzbuch und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Unternehmen dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Ein Verstoß gegen diese Aufbewahrungspflicht kann nicht nur mit steuerrechtlichen, sondern in einigen Fällen sogar mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Perfektes Zusammenspiel mit Microsoft 365

In der Praxis lässt sich eine solche Aufbewahrung des Schriftverkehrs idealerweise durch den Einsatz eines spezifischen Archivierungsproduktes realisieren. Eine Komplettlösung für ganzheitliches Datenmanagement und Datensicherheit wie EMA ist exakt dafür ausgelegt und bietet entscheidende Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Cloud-Lösung. So arbeitet die Lösung von ARTEC optimal mit Microsoft 365 zusammen und legt Kopien aller E-Mails, die empfangen und versendet wurden, sicher in einem zentralen Archiv ab.

Der Prozess dahinter sieht folgendermaßen aus: Mithilfe der Journaling-Funktion von Microsoft wird automatisch von jeder eingehenden, ausgehenden oder internen E-Mail eine Kopie erstellt und diese anschließend im Journal-Postfach aufbewahrt. EMA holt diese Kopien regelmäßig ab, signiert sowie verschlüsselt diese und speichert sie schließlich im digitalen Archiv. Alternativ können Unternehmen aber auch auf die Nutzung der Journaling-Funktion verzichten und EMA sogar direkt mit Microsoft 365 synchronisieren.

Immer zur Hand

Durch diese lückenlose Archivierung können die Sicherheit sowie Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele Jahre hinweg garantiert werden. Essenziell dabei ist, dass EMA-Anwender auch weiterhin die Datenhoheit behalten. Unternehmen bleiben dank einer lebenslangen Softwarelizenz unabhängig und behalten ihre wertvollen Informationen so stets unter eigener Kontrolle. Mitarbeiter können zudem mit der leistungsstarken Volltextsuche (Enterprise-Search) jederzeit und ganz unkompliziert per Mausklick auf benötigte Unternehmensdaten zugreifen. Das führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis, steigert die Produktivität und stellt somit sogar einen enormen Wettbewerbsvorteil für die Unternehmen dar.

Rechtlich abgesichert dank Archivierungs- und Datenmanagementlösung

Große Vorteile versprechen Datenmanagementsysteme wie EMA auch in puncto Rechtssicherheit. E-Mails und weitere Unternehmensdaten werden mit der Archivierungslösung bestens geschützt aufbewahrt – durch das ausgereifte Sicherheitskonzept inklusive Trusted Computing, digitale Signaturen sowie Zeit- und Datumsstempel. Die Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) können also problemlos von Unternehmen eingehalten werden. Eine zweite Kopie bietet allerdings nicht nur bei der Aufbewahrungspflicht einen doppelten Schutz. Es wird zusätzlich auch ein effizientes Arbeiten ermöglicht, da im Ernstfall Daten sofort zurückgespielt werden können und so ein möglicher Datenverlust effektiv verhindert wird.

Speicherplatz ohne Grenzen

Eine Archivierungslösung sollte darüber hinaus auch über große Flexibilität verfügen, sodass ein individuelles, maßgeschneidertes Datenmanagement realisierbar wird. Bei EMA sind Speichermöglichkeiten und Postfachgrößen unbegrenzt, d.h. die Lösung lässt sich dadurch an die Strukturen jedes Unternehmens anpassen. Neben herkömmlichen Mails können außerdem auch Dateien, Telefonaufzeichnungen und Instant-Messaging-Nachrichten sicher aufbewahrt werden – ganz unabhängig davon, in welchen Formaten diese Informationen vorliegen. Dabei ist EMA sowohl On-Premise als auch als cloudbasierte Lösung verfügbar. In jedem Fall eröffnet der breit gefächerte Funktionsumfang Unternehmen die Chance, interne Compliance-Richtlinien (wie etwa Löschkonzepte) umzusetzen. Da EMA mailserverunabhängig arbeitet, können Daten bei einem Systemwechsel außerdem unkompliziert transferiert werden.

Kurzum: Die Archivierungs- und Datenmanagementlösung von Artec lässt sich perfekt in Kombination mit Microsoft 365 einsetzen und bietet Unternehmen dabei Datenmanagement, Datensicherheit und Datenhoheit in Einem.

Mehr zu den Vorteilen von EMA für Microsoft 365 sowie den ARTEC-Lösungen

KONTAKTIEREN

Peter Schneider

Ihr persönlicher sysob-Ansprechpartner für ARTEC IT Solutions

Peter Schneider
Channel Account Manager