… und schon ist es wieder voll da! In den Sommermonaten gab es jede Menge „Back to office“-Initiativen. Doch mit dem Teil-Lockdown, stehen Unternehmen erneut vor der Herausforderung, ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit ins Homeoffice zu schicken. Der Vorteil dieses Mal: Viele haben mittlerweile ein entsprechendes IT-Grundgerüst aufgebaut, das sich nun in der zweiten Pandemiewelle bei Bedarf abrufen lässt. Ein handfester Beweis dafür, wie wichtig es ist, dass Infrastrukturen für mobile Arbeitsplätze professionell eingerichtet und langfristig ausgelegt sind.

Wie verschiedene Produkte aus dem sysob-Portfolio in einer flexiblen Arbeitswelt effektiv zusammenwirken, haben wir Ihnen bereits in den Blogbeiträgen Starker Schutz – auch im Homeoffice und Das Arbeiten im Homeoffice – jetzt langfristig planen erläutert. Nun folgt Teil 3 zu diesem Thema – mit den Sicherheitslösungen der Hersteller MATESO Password Safe und ARTEC IT Solutions.

 

Sicher anmelden ohne Kopfzerbrechen

Um von zu Hause oder unterwegs arbeiten zu können, müssen sich Mitarbeiter in der Regel erst im Unternehmensnetzwerk anmelden. Doch damit ist es nicht getan, denn für verschiedene Tätigkeiten nutzen sie meist ganz unterschiedliche Anwendungen und Dienste. Sie benötigen also nicht nur Passwörter für den Zugriff auf ihren Rechner und das Netzwerk, sondern auch für File-Sharing-Plattformen, Datenbanken, Portale von Geschäftspartnern und vieles mehr.

Durchschnittlich 20 Accounts besitzt eine Person, selbst wenn sie nicht in der IT-Abteilung arbeitet. Alle diese Anmeldeinformationen sollten natürlich auch den Sicherheitsvorgaben entsprechen: Passwörter müssen komplex sein, dürfen für jedes Nutzerprofil nur einmalig verwendet werden, nicht auf Klebezetteln oder in Passwortlisten stehen und sollen regelmäßig gewechselt werden.

Da diese Aufgabe für viele Anwender regelrecht „in Arbeit ausartet“, versuchen sie, die Policies zu umgehen, wo sie nur können. Das gefährdet wiederum die gesamte Sicherheit des Unternehmens. Allerdings geht es auch anders: Password Safe ermöglicht die zentrale und sichere Verwaltung von Passwörtern, Identitäten, Kunden- sowie Lizenzdaten und weiteren sensiblen Informationen. Die Passwort- und Identitätsmanagement-Software generiert automatisch hochkomplexe und End-to-End-verschlüsselte Passwörter, die in regelmäßigen zeitlichen Abständen erneuert werden.

Eine Single-Sign-On Engine, das automatische Eintragen in Anmeldemasken sowie der Login ohne das Aufdecken des Passworts sorgen nicht nur für hohe Benutzerfreundlichkeit, sondern verhindern auch, dass neugierige Blicke mitlesen oder die Tasteneingabe nachverfolgen können – falls Mitarbeiter statt im Homeoffice doch mal in der Bahn oder auf öffentlichen Plätzen tätig sind.

 

Wohin mit der E-Mail-Flut?

Die gestiegene Mobilität ihrer Mitarbeiter haben viele Unternehmen auch zum Anlass genommen, um auf Microsoft 365 umzusteigen. So lassen sich beispielsweise nicht nur die Onlineversionen von Word, PowerPoint oder Excel überall nutzen, sondern auch E-Mails mobil abrufen.

Aber hier stellt sich ebenso wie bei den lokalen Anwendungen die Frage: Wie lassen sich Korrespondenzen rechtskonform archivieren? Denn E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden im kaufmännischen Verkehr als Handelsbriefe eingestuft und unterliegen damit in Deutschland exakt den gleichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie papiergebundene Geschäftsbriefe. So sollen Nachrichten und deren Dateianhänge grundsätzlich vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar im elektronischen Original aufbewahrt werden.

Die Lösung EMA Enterprise Managed Archive von ARTEC IT Solutions deckt alle diese Kriterien zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung ab und ist darauf ausgelegt, auch mit Microsoft 365 optimal zusammenzuarbeiten. Die Software wird in das bestehende E-Mail-System integriert und archiviert automatisch Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails – ganz ohne Nutzerinteraktion. Elektronische Signaturen und die Verschlüsselung der Daten verhindern dabei nachträgliche Veränderungen. Angesichts der Masse an unstrukturierten Unternehmensdaten spielen die quellenübergreifenden Recherchemöglichkeiten eine entscheidende Rolle, um bestimmte E-Mails oder Dokumente schnell aufzufinden.

 

Sicherheit, die jedes Unternehmen braucht

Passwörter, E-Mails, Daten – damit hat so ziemlich jedes Unternehmen zu tun. Als sysob-Partner können Sie Ihre Kunden bei einem sicheren, rechtskonformen Informationsmanagement unterstützen.

Ihr sysob-Ansprechpartner für ARTEC IT Solutions: Peter Schneider, Tel. 09467 7406-169
Ihr sysob-Ansprechpartner für MATESO Password Safe: Michael Senn, Tel. 09467 7406-173